Dankzij de Webshop Connector bespaart KWD Sport één FTE

Mooie aanleiding om met bedrijfsleidster Renske Hammink-Siebelink te bespreken hoe deze besparing tot stand is gekomen. 

KWD Sport moest migreren naar een nieuwe webshop, omdat onze maatwerk webshop niet meer werd ondersteund. Omdat wij onze Exact Globe administratie wilden koppelen, viel de keuze op Magento en de Webshop Connector, omdat deze de meeste functionaliteit en flexibiliteit bood” vertelt Hammink-Siebelink. “Eigenlijk gebruikten wij de mogelijkheden van Exact Globe onvoldoende. Omdat wij Exact leidend wilden maken in de koppeling, hebben wij veel extra zaken ingericht, zodat alles netjes met Magento gesynchroniseerd kon worden. Vroeger ging er nog heel veel handmatig. We hielden bijvoorbeeld het artikelbestand dubbel bij. Nu alles perfect uitgewisseld wordt, hebben we ons artikelbestand verder verrijkt, zodat alle benodigde informatie direct in de shop beschikbaar is.

Op de vraag hoe dat voorheen ging, antwoordt ze; “Onze klanten kunnen in de Magento shop zelf de kleuren en maten configureren, waarna het juiste artikel in Exact van de voorraad wordt afgeboekt. Vroeger was dat altijd een tijdrovende klus, nu gelukkig niet meer. Alle soorten productconfiguraties worden nu op de juiste manier in Exact geïmporteerd. Vroeger was ik dagelijks ca. 2 uur bezig om alles weborders handmatig te importeren. Als ik nu Exact open, staan de weborders al klaar voor verwerking. In het hoogseizoen ontvangen wij wel 40-50 orders per dag. Vroeger moesten we dan vaak nog handmatig de klanten in Exact aanmaken, nu kan men in het magazijn direct aan de slag.”

Artikelbestand geoptimaliseerd

Vroeger hadden we voor bijvoorbeeld een voetbalshirt maar één artikelnummer in Exact staan, en vulden we de details aan met tekstregels. Nu is ieder unieke artikel apart aangemaakt, waardoor we een veel beter inzicht hebben in onze voorraad en verkoopstatistieken. Het artikelbestand is van zo’n 2.000 naar 27.000 artikelen gegroeid!” 

Het belang van een goede voorbereiding
Op mijn vraag of de implementatie spoedig verlopen was, vertelt Hammink-Siebelink: “De totale doorlooptijd was ongeveer 9 maanden. Vooraf hadden we niet goed overzien hoeveel er bij komt kijken om een nieuwe webshop in gebruik te nemen en deze te koppelen. Omdat met de Webshop Connector zoveel mogelijk is, hebben wij veel tijd besteed aan het optimaliseren van Exact Globe. Want hoe beter de basis in Exact staat, hoe efficiënter de koppeling met Magento. Gedurende het hele project zij we ook tegen een aantal problemen opgelopen. Omdat we gewend waren op een bepaalde manier te werken, had de nieuwe situatie ook wel impact op de interne processen. Mijn advies is dan ook om voldoende tijd te reserveren in het voortraject, om te komen tot een snelle en soepele oplevering.”

Goede supportdesk
Ook over de nazorg is Hammink-Siebelink tevreden; “Omdat de koppeling ontwikkeld is door Advisie Business Solutions, kunnen we ook voor onze vragen m.b.t. Exact Globe bij hen terecht. We worden altijd snel en vakkundig geholpen door de medewerkers van de servicedesk. Ze denken altijd goed met ons mee.”

Efficiënter werken
“Er is in de sportbranche veel veranderd. Gelukkig kunnen wij hier nu goed op inspelen. Ons assortiment is enorm uitgebreid. Dankzij een door Advisie gemaakte importmodule worden nieuwe productlijnen nu in een handomdraai in Exact geïmporteerd en dus ook in de Webshop beschikbaar gesteld. Vroeger was het veel werk om alles handmatig bij te houden, dat behoort nu gelukkig tot het verleden. Ook heeft Advisie diverse handigheidjes in de koppeling ingebouwd, die onze processen verder optimaliseren. Zo worden artikelen die in Exact niet op voorraad zijn, maar die we wel binnen 2 werkdagen kunnen leveren, toch als zijnde ‘op voorraad’ getoond in de shop. Ook de door Advisie geleverde Afletter Module bespaart ons veel tijd, omdat de betalingen nu automatisch worden afgeboekt in Exact”, aldus Hammink-Siebelink. “Dankzij de Webshop Connector gaan veel processen nu snel en efficiënt!

Groeiend familiebedrijf met trouwe klanten

“Waar de stiefvader van mijn vader 54 jaar geleden begon met een ballenfabriekje aan huis, staat nu een familiebedrijf met 10 medewerkers vertelt Hammink-Siebelink enthousiast. “KWD Sport biedt tegenwoordig een zeer uitgebreid assortiment sportartikelen. Onze doelgroep is heel divers; gemeentes, particulieren, scholen en sportverenigingen. KWD Sport onderscheidt zich door het brede aanbod, hoge kwaliteit, betaalbare eigen productlijn en de mogelijkheid om bijvoorbeeld sportkleding klantspecifiek te ontwerpen. Dit biedt bijvoorbeeld scholen de mogelijkheid om een eigen sporttenue in de gewenste kleur en opdruk te ontwerpen, met de zekerheid dat de kleding tot in lengte der dagen kan worden nabesteld. Als men eenmaal klant is, gaat men nooit meer bij ons weg!“

Klaar voor de toekomst
KWD Sport heeft door het beter inrichten van Exact Globe en het koppelen met de door BigBridge gerestylede Magento webshop een flinke efficiencyverbetering gerealiseerd. Hammink-Siebelink hierover; “Als ik terugkijk op het hele project, ben ik tevreden met wat er nu staat. Het was een leerzaam traject, die mij wat grijze haren heeft opgeleverd, maar dat wordt gecompenseerd door de glimlach op mijn gezicht als ik ’s ochtends Exact open en alle nieuwe orders zie staan. Het was een pittige klus, maar KWD Sport is nu wel klaar voor de toekomst.”

TERUG NAAR KLANTEN