Ongekende voordelen
Werken in de cloud is onderdeel van het dagelijks leven geworden, zowel zakelijk en privé. We slaan bijvoorbeeld bestanden op in OneDrive of Dropbox, omdat het makkelijk, veilig, flexibel en vaak goedkoop is. Het werken in een cloud omgeving biedt ongekende voordelen voor ieder bedrijf. In dit blog gaan we in op de voordelen en veiligheidsaspecten van een zakelijke cloud en hoe je de overstap kunt maken.
Wat is werken in de cloud?
Werken in de cloud is niks anders dan online werken. Bij ComputerPlan verstaan we onder werken in de cloud: jouw bestanden, data en software worden opgeslagen op en online opgevraagd van een andere plek dan jouw bedrijf, oftewel je hebt geen eigen infrastructuur nodig om te kunnen werken.
De voordelen van werken in de cloud
Een werkplek in de cloud geeft jouw bedrijf flink wat voordelen. Het is snel, schaalbaar, flexibel en veilig, maar bovenal plaats onafhankelijk in gebruik. Dit zorgt voor de volgende voordelen:
1. Altijd en overal werken
Je hebt alleen een werkende internetverbinding en laptop of tablet nodig om te kunnen werken. De cloud benader je namelijk via een browser. Geen toegang tot internet? Werk dan offline door en wanneer je weer internet hebt synchroniseert je werk automatisch naar de cloud. Medewerkers hebben altijd toegang tot alle software, data en informatie die zij nodig hebben. Ideaal voor werken op afstand.
2. Moeiteloos op- en afschalen
Bedrijven zijn continue in beweging, medewerkers stromen in of uit, nieuwe software wordt aangeschaft of hebben meer opslagcapaciteit nodig. Werken in de cloud zorgt voor ultieme flexibiliteit. Maandelijks betaal je naar het aantal gebruikte licenties, opslag en gebruikers. Dit houdt kosten overzichtelijk en prestaties op niveau.
3. Geen onderhoud meer
Het zelf onderhouden van servers en software is verleden tijd. Door te werken in de cloud wordt het onderhouden van de infrastructuur geregeld door de cloud provider. Als je werkt met Cloud software (bijvoorbeeld Exact Online of Microsoft (Office) 365) wordt je software zelf door de provider geüpdatet.
Dit is bij de klassieke ERP-software die in de cloud geplaatst worden niet altijd het geval, dan is het goed om het versiebeheer samen af te spreken met je cloud provider.
4. Focus op beveiliging
Cloud providers hebben al jaren focus op beveiliging. Microsoft pompt bijvoorbeeld ieder jaar € 2 miljard in het beveiligen van haar Microsoft Azure platform. Bijna iedere cloud provider heeft veiligheid goed geregeld en worden periodiek getoetst op internationale veiligheidsstandaarden voor informatiebeveiliging zoals ISO 9001 of ISO 27001.
Daarnaast bieden Cloud providers voldoende mogelijkheden voor twee-staps verificatie bij inloggen via Multi-factor-Authenticatie (MFA) en verregaande beveiliging tegen cyberdreigingen als cryptolockers of phishing met Endpoint Dectection & Response (EDR).
5. Totaaloplossing
Alle software die jouw bedrijf gebruikt kun je onderbrengen in één cloud werkplek. Loshangende elementen, applicaties of processen in jouw IT-omgeving kun je hierdoor samenvoegen. Zelfs grafische software (Photoshop of AutoCAD) en legacy software is op een cloud werkplek te plaatsen.
6. Online back-ups
Bestanden op je cloud werkplek zijn altijd en overal beschikbaar. Al vliegt de server in de brand worden je bestanden snel naar een andere server toegezet. De combinatie tussen online- en lokale back-ups is het sterkst, dan ben je in elk geval verzekerd dat je bestanden toegankelijk zijn.
7. Klaar voor de toekomst
Het werkleven verandert. Personeel wil flexibel zijn in waar, wanneer en hoe zij werken. Standaard kantoortijden zullen steeds minder de norm worden.
Door alle voordelen van de cloud in te zetten voor jouw bedrijf kun je deze veranderingen faciliteren. Je bent flexibel, koppelt snel applicaties en faciliteert je medewerkers in hun manier van werken. Dit geeft je een enorme toekomstbestendigheid doordat je moeiteloos inspeelt op veranderingen.
Hoe veilig is werken in de cloud?
Vaak horen we dat werken in de cloud onveilig zou zijn. In het nieuws komen inderdaad gevallen voor, al is dit vaak bij public clouds. Als tegenargument stellen wij de vraag: hoe veilig is jouw huidige IT infrastructuur eigenlijk? Ben je bijvoorbeeld goed beveiligd tegen brand, diefstal en crashes?
Werken in de cloud is niet per definitie onveilig te noemen. Het ligt vooral aan de cloud provider hoe veilig de cloud is. Veiligheid in de cloud kun je checken via de volgende punten:
- Kies voor een private cloud wanneer je met gevoelige data werkt, dit is de veiligste manier van werken in de cloud.
- Heeft de cloud werkplek antivirus- of EDR software en beheer je die zelf of beheerd de cloud-provider die?
- Worden patches uitgevoerd en bijgehouden voor je uitgevoerd, of moet je dit zelf doen?
- Meestal wordt redundant (dubbel) gewerkt waardoor er geen gevolgen zijn van eventuele uitval van servers of verbindingen.
- Waar wordt je data opgeslagen? Is dat conform de Nederlandse wetgeving of staat het in het buitenland?
- Worden je gegevens via automatische back-ups opgeslagen? En hoe frequent wordt dit gedaan?
Aan de hand van deze punten kun je de veiligheid van de cloud controleren. Daarnaast is het cruciaal om medewerkers op te leiden om gevaren te herkennen en deze voor te zijn. Vaak is het namelijk een verkeerde link of geïnfecteerd document in een e-mail waardoor een systeem gehackt wordt.
Hoe stap ik over naar de cloud?
Steeds meer organisaties vinden hun weg naar de cloud, maar welke stappen moeten zij onderweg nemen? De weg naar de cloud zit vol uitdagingen en is voor iedere organisatie anders. Onderweg ga je je dingen afvragen: Welke kosten ga ik eigenlijk maken, welke techniek is voor mijn organisatie de beste en hoe ga ik mijn security en back-up instellen? Uiteindelijk is de overstap een kwestie van de volgende stappen:
- Inventariseren van de benodigdheden
- Een plan van aanpak (hoe, wat, wanneer)
- Het opzetten van de cloud omgeving
- De migratie van je data naar de cloud omgeving
- Een uitgebreide testfase
- De overstap naar de cloud